Retrograde

Wenn ein Aufzeichnungssystem keine fortlaufenden Geschäftsvorfall-IDs verwendet, um die progressive und retrograde Prüfbarkeit von Geschäftsvorfällen zu ermöglichen, muss dies in der Verfahrensdokumentation klar erläutert werden. Die progressive Prüfbarkeit beginnt mit dem Beleg und folgt den Schritten vom Beleg über Grundbuchaufzeichnungen, Journale, Konten, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung bis hin zur Steueranmeldung bzw. Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt, also von der Steueranmeldung oder Steuererklärung zurück zum Beleg. Beide Prüfungen müssen für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich sein 134.

Um die progressive und retrograde Prüfbarkeit sicherzustellen, ohne fortlaufende Geschäftsvorfall-IDs zu verwenden, könnten folgende Ansätze in Betracht gezogen werden:

• Belegsicherung: Belege, ob in Papierform oder elektronisch, sollten zeitnah, d.h., möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung, gegen Verlust gesichert werden. Bei elektronischen Belegen kann die laufende Nummerierung automatisch vergeben werden, um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen 1.
• Verfahrensdokumentation: Eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation ist erforderlich, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist. Diese Dokumentation muss den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entsprechen und die retrograde und progressive Prüfbarkeit sicherstellen 1.

• Elektronische Aufbewahrung: Bei der Konvertierung von Daten in elektronischer Form ist es wichtig, dass keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen und die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden. Die Verfahrensdokumentation muss so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist 1.

• Unveränderlichkeit und Protokollierung von Änderungen: Es ist wichtig, dass Systemfunktionalitäten oder Manipulationsprogramme eingesetzt werden, die den Anforderungen der Prüfbarkeit entsprechen. Die Verwendung von Zappern, Phantomware oder Backofficeprodukten mit dem Ziel unprotokollierter Änderungen elektronischer Einnahmenaufzeichnungen ist zu vermeiden 1.

Durch die Implementierung dieser Ansätze kann die progressive und retrograde Prüfbarkeit von Geschäftsvorfällen sichergestellt werden, auch wenn das System keine fortlaufenden Geschäftsvorfall-IDs verwendet.