Verfahrensdokumentation

https://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation

siehe auch: Verfahrensbeschreibung

Um den roc.Kasse Anwendern bei der Erstellung ihrer Verfahrensdokumentation zu unterstützen sammeln wir hier einige Textbausteine.
Es ist in der Verantwortung des Kassen Anwenders eine entsprechende Verfahrensdokumentation zu erstellen, zu pflegen und vorzuhalten.

Verfahrensdokumentation der roc.Kasse Version: Revision:
Eingespielt am:
Eingespielt durch:

Name des Betriebes:
Geschäftsführung:
Ansprechpartner:

Adresse:

Steuernummer:
Ust-ID:

roc.Kasse Ansprechpartner:
roc.Kasse Telefonnummer: 08367 – 31 10 100
roc.Kasse EMail: info(at)roc-kasse.de

Standort des Systemes:

Informationen zu den Kassendaten:

Übernommen aus Altsystem
Excel Vorlagen

Erstversion der:
artikelData.plist
config.plist

TSE Installation:
Kassenseriennummer:
TSE Seriennummer:

Historie der Softwareupdates:

Anmeldekennwort für Prüfung:


Funktionsweise der roc.Kasse:

Jeder steuerrelevante Vorgang auf einer roc.Kasse wird unmittelbar unwiderruflich journalisiert.
zu den Vorgängen gehört:
öffnen einen Vorganges (Tisches)
erfassen von Positionen
Sofort Storno
Nachträgliche Storni
Bezahlen eines Vorganges (Tisches)
Verlassen eines Tisches.
Artikelpreisänderungen in den Stammdaten

Es wird mit jedem Vorgang der angemeldete Benutzer und die jeweilige Systemzeit protokolliert.

Von Begleitterminals erfasste Daten (z.B.: roc.Mobile, roc4iPhone, roc.Client, roc.Contigo, iGetNow) werden in dem Moment des Einganges der Informationen in der roc.Kasse die erforderlichen Informationen vollständig journalisiert.

Bei aktivierter TSE werden die für die DSFInV-K benötigten Informationen ebenfalls vollständig journalisiert.

Die TSE Bestellabsicherung erfolgt beim verlassen eines Vorganges, spätestens bei auslösen eines Zahlvorganges wenn die TSE betriebsbereit ist.
Die TSE Bezahlabsicherung erfolgt beim Auslösen eines Zahlvorganges wenn die TSE betriebsbereit ist.
Wenn eine TSE Absicherung aus technischen Gründen nicht folgen konnte, werden die Belege entsprechend markiert, es erfolgt eine Meldung in der roc.Kasse. Die Vorgänge werden in den Vorgangsliste gelb markiert. Nach beheben der TSE technischen Störung kann durch Aufruf eines Gelb markierten Vorganges und auslösen der Bar Taste eine erneute TSE Absicherung erfolgen. Bei Erfolg ist der Vorgang nicht mehr gelb markiert. Es kann ein erneuter Beleg erstellt werden. Die ursprüngliche Zahlart bleibt erhalten.

Ein fehlerhaft gebuchter Vorgang kann über eine Rücknahme Buchung zurückgeholt werden. Eine korrekte Buchung wird im Anschluss durchgeführt. Es wird empfohlen dies über zusätzlich erstellte Belege zu dokumentieren.

Durchführung des Tagesabschlusses und Nullen des Tages:

Vor Ausführung des Tagesabschlusses ist sicherzustellen dass keine offenen unbezahlten Vorgänge existieren.
Es ist sicherzustellen dass alle Vorgänge auf einer TSE gesichert wurden (Keine Gelb markierten Vorgänge in der Vorgangs - Tischliste)

Über die Linke untere Ecke in der roc.Kasse (Einstellungen Symbol) gelangt der Berechtigte in die Management Konsole.
Durch antippen der Taste Z-Abschlag abschlagen wird der Tagesabschluss ausgeführt.

Je nach Konfiguration werden folgende Dateien erzeugt und ggf. auf einer Dropbox oder einem FTP Server gesichert:
.sqlite = Komplette Datenbank zum Zeitpunkt des Tagesabschlusses
rocJournal***.txt Alle Journalisten Vorgänge des Tages
rocInvoiceItem***.txt Alle erfasste Verkaufs Positionen des Tages
.tar aktuelle Sicherung der TSE

Bereitstellen der DSFinV-K Informationen für eine Steuerprüfung:
Über die Linke untere Ecke in der roc.Kasse (Einstellungen Symbol) gelangt der Berechtigte in die Management Konsole.
Antippen des Button weiter und des Button roc.TSE gelangt der Berechtigte in das roc.TSE Control Panel.

Über die Funktion Export Zeitraum kann der Export der DSFinV-K Daten für den Prüfungszeitraum erfolgen.
Wichtig alle Journale für den Prüfungszeitraum müssen lückenlos auf dem iPad eingespielt sein.
Es werden die erforderliche Dateien wie die index.xml usw. auf das iPad abgelegt und können z.B. per Datengeschütztem USB Stick der Prüfung zur Verfügung gestellt werden.
z. B.: http://www.secumem.com

Ein aktueller Abzug der auf der TSE gespeicherten Daten erfolgt über die Funktion Export - TSE.tar
Ältere Versionen der tar müssen vom Betreiber vor einem Löschen des TSE Chip archiviert werden und entsprechend aus seinem Archiv bereitgestellt werden. Eine Beschreibung zum Zugriff der roc.Kasse Daten auf das iPad gibt es unter folgendem Link:

https://support.apple.com/de-de/HT201301