DATEV

Tips wenn der Steuerprüfer kommt

Beschreibung der roc.Kasse Datev online Schnittstelle

Einleitung

Dieser Leitfaden dient der Einrichtung der DATEV-Schnittstelle XML Online in roc.Center.

Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, Ihre erwirtschafteten Erträge und Ihre Kassenbuchführung in einem von der DATEV XML-Online Schnittstelle lesbaren Format zu exportieren. Damit sind Sie in der Lage, Ihrem Steuerberater alle für Ihn notwendigen Informationen, mit wenig Aufwand bereit zu stellen.

Voraussetzungen

Um die DATEV-Schnittstelle in roc.Kasse benutzen zu können benötigen Sie:

Unsere Backoffice-App roc.Center. (Ab Version 1.5 Build 1213)

Eine DATEV-Lizenz für roc.Center.

Die DATEV Schnittstelle XML-Online: entweder Sie selbst, oder ihr Steuerberater müssen über diese Schnittstelle verfügen, um die von roc.Center erzeugten Daten einzulesen. Dieses Programm wird von der DATEV selbst vertrieben.

Fragenkatalog für den Steuerberater

Bitte erfragen Sie bei Ihrem Steuerberater folgende Informationen:

Ihre DATEV-Mandantennummer

Konto für Umsätze 19,00 %, die keiner Warengruppe zugeordnet wurden.

Konto für Umsätze 7,00 %, die keiner Warengruppe zugeordnet wurden.

Konto für Umsätze 0,00 %, die keiner Warengruppe zugeordnet wurden.

Die Konten für Ihre Warengruppen (ggf. für jede Haupt -und Unterwarengruppenkombination und den jeweiligen Mehrwertsteuersatz).

Kontonummer für die Kredit Summe Gegenbuchung.

Grundprinzip der Kontenzuordnung

Grundsätzlich unterliegt jeder verkaufte Artikel einem MWSt Satz z.B. 7%, 19% oder auch Umsatzsteuerfrei.

Diese Artikel müssen den Konten der DATEV zugeordnet werden.

Im einfachsten Fall hinterlegt man pro Steuursatz ein Konto und die Summe Pro Steuersatz wird auf dieses Konto gebucht.

Möchtee man seine Konten feiner aufgliedern, geschieht dies über Warengruppen.

Dabei wird jeder Artikel einer Warengruppe zugeordnent.

Diese Warengruppen werden dann je Steuersatz einem DATEV Konto zugewiesen.

Beschreibung der Einrichtung

Zunächst müssen Sie die DATEV-Lizenz installieren. Dazu schließen Sie bitte ihr iPad mittels USB-Kabel an einen PC oder Mac an, und übertragen die Datei „license.plist“ mittels iTunes Dateifreigabe in das Dokumentenverzeichnis von roc.Kasse. (https://support.apple.com/de-de/HT201301)

Anschließend nehmen Sie bitte die notwendigen Einstellungen wie folg vor:

In roc.Kasse: Navigieren Sie nach Einstellungen > Artikel.

In den Artikeleinstellungen weisen Sie jedem Artikel eine Warengruppe und ggf. eine Unterwarengruppe zu. Bsp.: „Kaffee|Espresso“ (Eine Unterwarengruppe wird von einem gerade Strich „|“ von der Hauptwarengruppe getrennt.) Sie können diese Einstellungen auch einem Computer vornehmen. Mehr hierzu entnehmen Sie bitte die Anleitung „Externe Artikelverwaltung“.

In der roc.Kasse Managemntkonsole gehen Sie auf „Weiter“

Hier drücken Sie auf den Button „upload artikelData“

Stellen Sie sicher, dass sich die aktuelle artikelData.plist in dem gewünschten Filialordner auf der Dropbox befindet.

Starten Sie die roc.Center App auf Ihrem iPad.

Navigieren Sie nach: Einstellungen > Allgemein > DATEV.

Tragen Sie hier die Werte ein, die Ihr Steuerberater Ihnen empfohlen hat. (Achtung: Lassen Sie das Feld „Kassennummer“ unbedingt leer, da der Export von DATEV ansonsten nicht akzeptiert wird. Dieses Feld wird nur für andere Schnittstellen benötigt.)

Navigieren Sie nach: Einstellungen > Datev Konten.

Drücken Sie den Schalter „Download groups“ am oberen, rechten Bildschirmrand.

Starten Sie die App via Doppel-Hombebutton-Neustart neu. [1]

Navigieren Sie erneut nach Einstellungen > Datev Konten.

Weisen Sie jeder Warengruppe das Konto zu, welches Ihnen Ihr Steuerberater empfohlen hat.

Nach einem erneuten Neustart der App können Sie die Schnittstelle nutzen.

Kredit Summe Gegenbuchung

Wenn Sie zusätzlich - zur einfacheren Weiterverarbeitung der Daten - einen Datensatz mit der negativen Summe des Umsatzes, der durch Kredit-Zahlungen entstanden ist, übermitteln möchten, legen Sie bitte unter „Einstellungen > DATEV Konten“ ein Konto mit dem Namen „Kredit Summe Gegenbuchung“ an. In das Feld Kontonummer tragen Sie bitte die Kontonummer ein, die Ihr Steuerberater dafür vorsieht. Das Feld MWSt lassen Sie bitte leer.

Beschreibung der Bedienung

Nachdem Sie die Schnittstellenkonfiguration erfolgreich abgeschlossen haben, sind Sie bereit die DATEV-XML-Daten zu aus roc.Center zu exportieren.

Dazu drücken Sie bitte den Knopf Datev Export unter Auswertungen > Warengruppen.

Die Daten werden dann sowohl in dem Dokumentenverzeichnis, als auch in Ihrer Dropbox abgelegt. (https://support.apple.com/de-de/HT201301)

Dateien für DATEV XML-Schnittstelle Online archivieren

Nach dem Export finden Sie die Dateien über folgenden Pfad in Ihrer Dropbox: Datev -> Ihr Restaurantname -> Jahr -> Monat

 • Markieren Sie alle im Ordner befindlichen Dateien (WICHTIG: auch die Datei mit dem Namen document.xml muss markiert werden.)

 • Klicken Sie die rechte Maustaste

 • Wählen Sie die Option „x Objekte komprimieren“

Es wird ein Archiv mit der Endung .zip in diesem Ordner erstellt. Dies ist die Datei, die Sie an DATEV übermitteln müssen.

Archiv an DATEV XML-Schnittstelle Online übermitteln

Für gewöhnlich übernimmt diesen Schritt der Steuerberater. Möchten Sie das Archiv selbst an DATEV übermitteln, finden Sie auf Ihrer DATEV CD in der Datei „Arbeitsschritte_zum_Upload_der_Daten.pdf“ unter Kapitel 5 eine Anleitung, wie Sie das Archiv an DATEV übermitteln.

DATEV Prüftool

(Läuft nur unter Windows) [2]